Cómo registrar trabajadores uno por uno o desde Excel

El módulo Trabajadores guarda la ficha de cada trabajador, contratista y trabajador en misión: su cargo, sede, vinculación y afiliaciones. Con esta lista se arman las capacitaciones, las entregas de EPP, los comités y el perfil sociodemográfico.

Agregar uno por uno

1. Haz clic en Agregar trabajador.
2. Completa los datos obligatorios: Número de documento, Nombres y Apellidos.
3. Completa lo demás que tengas: cargo, sede, tipo de vinculación, fecha de ingreso, EPS, fondo de pensiones, ARL, caja de compensación, correo y datos sociodemográficos.
4. Si hace una actividad de alto riesgo, marca la casilla correspondiente.
5. Haz clic en Guardar.

Cargar varios desde Excel

1. Haz clic en Descargar plantilla de Excel.
2. Llena una fila por trabajador. No cambies los títulos de las columnas.
3. Haz clic en Subir Excel lleno y elige el archivo (.xlsx).
4. Revisa el resultado: cuántos se crearon, cuántos se actualizaron y qué filas tienen errores. Las filas con errores no se cargan; corrígelas y vuelve a subir el archivo.

Si un documento ya existe, solo se actualizan los datos que trae el archivo. Las celdas vacías no borran lo que ya está registrado.

Los cargos que no existían se crean solos. También puedes subir el mismo Excel que descargas con Exportar a Excel, después de corregirlo.

Buscar, editar y exportar

• Usa el buscador para encontrar por nombre, documento o cargo.
• Filtra entre Activos, Retirados o Todos.
• Haz clic en una fila para abrir la ficha y editarla.
• Con Exportar a Excel descargas la lista completa.

Errores comunes

• Eliminar a quien se retiró. Registra la Fecha de retiro en su ficha: así queda inactivo y conservas su historial. Si tiene evaluaciones médicas o entregas de EPP, no se puede eliminar porque la norma exige conservar esos registros.
• No escribir el correo del trabajador. Con el mismo correo de su usuario, el trabajador ve en su celular sus capacitaciones y elementos de protección, y puede votar en los comités.
• Números que no cuadran. Si los trabajadores activos no coinciden con los declarados en los datos de la empresa, verás un aviso. Actualiza el dato en Datos y estructura: de él depende cuántos estándares mínimos aplican.

Quién puede hacerlo

Agregan y editan quienes gestionan el SG-SST. La lista es de datos personales (Ley 1581 de 2012): solo la ven quienes gestionan y los auditores. Los demás ven solo su propia ficha.